Verwerkersovereenkomst

VERWERKERSOVEREENKOMST - WAX ON bvba

Een overeenkomst tussen elke organisatie of gebruiker die in Assist persoonsgegevens opslaat en Wax On bvba die deze persoonsgegevens op hun vraag verwerkt.

Introductie

Van zodra je als organisatie of als particulier (hierna de 'gebruiker') Assist begint te gebruiken en persoonsgegevens in Assist inbrengt, dan moeten die gegevens 'verwerkt' worden door Wax On bvba (hierna 'Wax On'), het bedrijf dat Assist aanbiedt. Wax On doet dit vanaf dat moment voor en in opdracht van de gebruiker omdat de gebruiker vanaf dan ook een software gebruikersovereenkomst (hierna 'Licentieovereenkomst') met Wax On heeft. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna 'AVG') zijn Wax On en de gebruiker om die reden verplicht om een Verwerkersovereenkomst af te sluiten. Omdat Wax On een standaard applicatie ('Assist' genaamd) levert aan de gebruiker, heeft Wax On de Verwerkersovereenkomst opgenomen in de Algemene Voorwaarden en de Licentieovereenkomst. Wax On is in deze de 'verwerker' en de gebruiker de 'verwerkingsverantwoordelijke'. Wax On en de gebruiker verplichten zich over en weer om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na te leven. Voor de definities van al deze begrippen wordt verwezen naar de definities opgenomen in de AVG.

Instructies verwerking

De verwerking bestaat uit het beschikbaar stellen, door Wax On, van de online applicatie Assist met de door de gebruiker ingevoerde en gegenereerde data. Een deel van deze door de gebruiker ingevoerde en gegenereerde data kunnen persoonsgegevens zijn. Wax On is zich ervan bewust dat de klant al deze, en eventueel nog zelf aan te maken persoonsgegevens of categorieën, kan invoeren en dat Wax On deze dan zal verwerken. De klant is zelf verantwoordelijk voor de beoordeling of het doel en aard van de verwerking past bij de dienstverlening die Wax On doet.

Wax On zal de persoonsgegevens alleen verwerken voor en in opdracht van de gebruiker en om uitvoering te geven aan de overeenkomst. Wax On zal geen (extra) gegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen zonder dat de gebruiker daar specifieke instructie voor gegeven heeft. Die instructie kan via een schriftelijk verzoek (e-mail) of via de applicatie zelf worden gegeven.

Wax On zal steeds trachten om Assist en zijn dienstverlening te optimaliseren en te verbeteren. Daarom zal Wax On geanonimiseerde gegevens verzamelen over het gebruik van Assist. Deze gegevens geven Wax On inzicht in de manier waarop en hoe vaak bepaalde onderdelen van Assist gebruikt worden. Deze geanonimiseerde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden om Assist en de dienstverlening van Wax On te verbeteren en zullen nooit gebruikt worden voor commerciële doeleinden of aangeboden worden aan derde partijen.

Geheimhoudingsplicht

Wax On is zich bewust dat de informatie en de persoonsgegevens die de gebruiker in Assist opslaat en dus met Wax On deelt, een geheim en gevoelig karakter heeft. Alle Wax On medewerkers zullen gedurende hun dienstverband en daarna, zoals in hun arbeidsovereenkomst met geheimhoudingsclausule is opgenomen, op verantwoorde wijze met de informatie van de gebruiker omgaan.

Binnen Wax On zijn er twee medewerkers die toegang hebben tot alle informatie en persoonsgegevens die opgeslagen staan in de gegevensbank. Het gaat om Vincent Jansen, zaakvoerder van Wax On en Tom Janssens, werknemer bij Wax On en de vaste en enige ontwikkelaar/programmeur van Assist. De taakverdeling is als volgt:

Vincent Jansen
Vincent volgt de 'helpdesk' op. Gebruikers van Assist of geïnteresseerden kunnen ofwel via het contactformulier op de website of via het mailadres vincent@assistonline.eu een vraag stellen of problemen/bugs melden. Indien nodig, kan Vincent zijn account tijdelijk koppelen aan het abonnement van de persoon die de vraag stelt, om zelf te kunnen nakijken wat het probleem is en/of hij het probleem kan reconstrueren. In principe heeft Vincent op die manier dus toegang tot alle gegevens van deze organisatie. Dit valt ook niet te vermijden, want zonder deze toegang kan Vincent dergelijke problemen of bugs niet nakijken, laat staan doorgeven aan Tom, die deze zal moeten oplossen.

Tom Janssens
Als ontwikkelaar/programmeur van Assist moet Tom ervoor zorgen dat Assist bugvrij werkt. Als hij bugs of opmerkingen doorkrijgt via Vincent, is het zijn taak om deze na te kijken en op te lossen. Het spreekt voor zich dat hij om die reden ook toegang heeft tot alle gegevens die door gebruikers in Assist werden opgeslagen. Hij is echter de enige persoon die een rechtstreekse toegang heeft tot de algemene gegevensbank van Assist. Vincent heeft deze toegang niet, en kan enkel zijn account aan een specifiek abonnement koppelen om zich indien nodig aan te melden aan dat abonnement.

Beveiliging

Wax On neemt blijvend passende technische en organisatorische maatregelen om de (persoons)gegevens van de gebruiker te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Zo heeft Wax On steeds gekozen en zal Wax On ook steeds blijven kiezen voor de meest betrouwbare beveiligingsopties:
- Door te kiezen voor een dedicated server, draait Assist als enige applicatie op die server.
- Door te kiezen voor het https-protocol wordt de data tijdens het transport tussen server en eindgebruiker versleuteld,
  zodat ze tijdens dat transport niet afgeluisterd of gewijzigd kan worden. Lees hier meer over dit https-protocol.
- De database is enkel toegankelijk via een beveiligde VPN verbinding.
- De computers van onze medewerkers zijn geëncrypteerd.

De gebruiker is gerechtigd om in overleg met Wax On tijdens de looptijd van de overeenkomst door een onafhankelijke deskundige de naleving van deze beveiligingsmaatregelen te controleren, bijvoorbeeld door middel van het uitvoeren van een audit. De gebruiker zal alle kosten in verband met deze controle dragen.

Subverwerkers

Wax On verwerkt de gegevens van de gebruiker op een dedicated server in datacenters van de Belgische hostingfirma Combell nv en deze is hiermee subverwerker. De datacenters waar Wax On gebruik van maakt bevinden zich uitsluitend in België en vallen onder Belgische wet- en regelgeving en voldoen aan de strenge Belgische en Europese wetgeving met betrekking tot logische en fysieke toegangsbeveiliging en continuïteit. Bij controles scoort Combell altijd zo goed waardoor ze ISO 9001 en ISO 27001 certificaten hebben ontvangen. Wie in detail wil nakijken hoe Combell zelf omgaat met de GDPR, kan hier het document van Combell zelf downloaden.

Privacyrechten

Wax On heeft geen zeggenschap over de persoonsgegevens die door de gebruiker in Assist worden opgeslagen en is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens die Wax On van de gebruiker ontvangt. Wax On zal in geen geval de persoonsgegevens die hij ontvangen heeft van de gebruiker aan derden verstrekken of voor andere doeleinden verwerken, dan voor de overeengekomen doeleinden. Uitzondering op deze regels is slechts mogelijk voor zover een wettelijk voorschrift of een rechterlijk bevel Wax On tot mededelen verplicht of wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van de gebruiker. Elke wettelijk verplichte mededeling van de persoonsgegevens aan derden moet door Wax On vooraf ter kennis worden gebracht aan de gebruiker.

De geheimhouding blijft van kracht na het overdragen of beëindigen van de Licentieovereenkomst.

De gebruiker garandeert dat de persoonsgegevens verwerkt mogen worden op basis van een in de AVG genoemde grondslag. De gebruiker is verantwoordelijk voor de ingevoerde gegevens van de betrokkenen en daarbij voor het informeren en bijstaan van de rechten van de betrokkenen. Wax On zal nooit op verzoeken van betrokkenen ingaan en altijd verwijzen naar de verantwoordelijke. Wax On zal, voor zover dat binnen de applicatie mogelijk is, haar medewerking verlenen aan de gebruiker zodat deze kan voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen in het geval dat een betrokkene haar rechten uitoefent op grond van de AVG of andere toepasselijke regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

Meldplicht gegevenslek

De AVG vereist dat eventuele gegevenslekken gemeld worden aan de Gegevensbeschermingautoriteit (voorheen de Privacycommissie) door de verwerkingsverantwoordelijke van de data, zijnde de gebruiker van Assist. Wax On zal daarom zelf geen meldingen doen bij de Gegevensbeschermingautoriteit. Uiteraard zal Wax On de gebruiker juist, tijdig en volledig informeren over relevante incidenten, zodat de gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen. Op de website van de Gegevensbeschermingautoriteit vind je hierover meer informatie.

Indien de gebruiker een (voorlopige) melding verricht bij de Gegevensbeschermingautoriteit en/of de betrokkene(n) over een gegevenslek bij Wax On, zonder dat de gebruiker dit vooraf heeft besproken met Wax On, dan is de gebruiker aansprakelijk voor door Wax On geleden schade en kosten. De gebruiker is daarnaast verplicht een dergelijke melding direct in te trekken.

Bepaling gegevenslek
Voor het bepalen van een gegevenslek, gebruikt Wax On de definitie op de website van de Gegevensbeschermingautoriteit.

Melding aan de gebruiker
Indien blijkt dat bij Wax On sprake is van een beveiligingsincident of gegevenslek zal Wax On de gebruiker daarover zo spoedig mogelijk informeren nadat Wax On bekend is geworden met het gegevenslek. Om dit te realiseren zorgt Wax On ervoor dat al haar medewerkers in staat zijn en blijven om een gegevenslek te constateren en verwacht Wax On van haar opdrachtnemers dat zij Wax On in staat stelt om hier aan te kunnen voldoen. Voor de duidelijkheid: als er een gegevenslek is bij een leverancier of subverwerker van Wax On, dan meldt Wax On dit uiteraard ook. Wax On, en in het bijzonder Vincent Jansen, is het contactpunt voor de gebruiker. De gebruiker hoeft geen contact op te nemen met de leveranciers of subverwerkers van Wax On.

Informeren gebruiker
In eerste instantie zal Wax On de beheerder van het abonnement informeren over een gegevenslek. Mocht deze beheerder niet (meer) de juiste zijn, dan kan dat aangepast worden via de rubriek 'Opties' - 'Gebruikers toevoegen en bewerken'.

Informatie verstrekken
Wax On probeert de gebruiker direct alle informatie te verstrekken die de gebruiker nodig heeft om een eventuele melding bij de Gegevensbeschermingautoriteit en/of de betrokkene(n) te verrichten.

Termijn van informeren
Op de website van de Gegevensbeschermingautoriteit staat dat de meldingstermijn van een gegevenslek in principe maximaal 48 uur bedraagt nadat het gegevenslek werd vastgesteld. Indien er een beveiligingsincident optreed zal Wax On de gebruiker zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 48 uur na het ontdekken door Wax On ervan, informeren. De gebruiker zal zelf de beoordeling moeten maken of het beveiligingsincident valt onder de term 'gegevenslek' en of er melding aan de Gegevensbeschermingautoriteit gedaan zal moeten worden. De gebruiker heeft hiervoor 48 uur, nadat de gebruiker hiervan op de hoogte is gesteld, de tijd.

Voortgang en maatregelen
Wax On zal de gebruiker op de hoogte houden over de voortgang en de maatregelen die getroffen worden. Wax On maakt hierover afspraken met de beheerder van het abonnement. In ieder geval houdt Wax On de gebruiker op de hoogte in geval van een wijziging van de situatie, het bekend worden van nadere informatie en over de maatregelen die getroffen worden.

Gegevens verwijderen

Wax On zal, na afloop van de overeenkomst, alle klantgegevens verwijderen zoals beschreven staat bij 'Beëindiging van de overeenkomst'. Mocht de klant eerder de gegevens verwijderd willen hebben, dan kan daarvoor een verzoek worden ingediend. Wax On verplicht zich daar gehoor aan te geven.