Privacybeleid

PRIVACYVERKLARING - WAX ON BV

Wax On BV hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we bijhouden, waarom we die gegevens bijhouden en wat je kan doen wanneer je niet akkoord bent met de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Wax On BV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

Als Wax On BV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Wax On BV
Immelvoortstraat 8
1850 Grimbergen
Ondernemingsnummer: BE 0892.605.282
RPR: Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank Brussel.
info@assistonline.eu
Voor meer informatie over ons privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (of Data Protection Officer) via info@assistonline.eu.

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van gegevens van de volgende categorieën van personen:

• Bezoekers en gebruikers van onze website;
• Beheerders en gebruikers van Assist en aanverwante diensten;
• Klanten (huidige, voormalige en toekomstige) en/of zakenpartners;
• Leveranciers en partners waarmee wij samenwerken;
• Contacten

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens ?

Er zijn een aantal situaties waarin wij jouw persoonsgegevens verzamelen en vervolgens gebruiken:

Gegevens die je ons zelf rechtstreeks verstrekt We verzamelen persoonsgegevens die je zelf op verschillende wijzen aan ons meedeelt, o.a.

• Bezoek aan onze website
• Invullen van het invulformulier op onze website www.assistonline.eu
• Wanneer je ons contacteert via e-mail, sociale media, telefoon of per brief
• Wanneer wij een offerte opmaken of een overeenkomst met jou afsluiten
• Wanneer je op een andere manier contact met ons hebt (opgenomen)

Gegevens die we automatisch verzamelen We verzamelen automatisch gegevens door middel van cookies bij jouw gebruik, toegang of interactie met onze websites. Voor meer informatie over ons gebruik van cookies verwijzen we naar de cookieverklaring.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou en waarom?

Wanneer je onze website bezoekt verzamelen wij:

• technische informatie over de verbindingsmiddelen (het IP-adres, het besturingssysteem, de gebruikte internetproviders en andere soortgelijke informatie)
• gegevens betreffende de gedragingen en gewoontes van de bezoekers bij het gebruik van de website (o.a. surfgedrag), door middel van niet-noodzakelijke cookies (een klein tekstbestand dat wordt opgeslagen op jouw toestel).
• de gegevens die je meedeelt op webformulieren.

Deze informatie gebruiken we om:

• de website correct te laten functioneren op jouw computer en te beschermen tegen onrechtmatig gebruik (gerechtvaardigd belang van het verzekeren van de goede werking van onze organisatie).
• jouw website-ervaring te verbeteren (wij vragen jouw voorafgaandelijke toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies)

Aangezien wij voor het verwerken van bovenstaande gegevens vertrouwen op het gebruik van cookies, verwijzen wij je voor meer uitleg hierover naar onze cookieverklaring.


Wanneer je je aanmeldt als beheerder of gebruiker van een abonnement op Assist dan verzamelen wij:

• rechtstreeks van jou, de identiteitsgegevens die je opgeeft op het invulformulier of update van jouw account gegevens, zoals naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, naam van jouw Organisatie

Deze informatie gebruiken wij om:

• je toegang te geven tot de Assist Software (uitvoeren overeenkomst)
• je te contacteren en ondersteuning te geven in het kader van de afgesproken dienstverlening
• facturen te kunnen sturen voor het abonnement dat je hebt. Als er niet of niet tijdig wordt betaald, dan kunnen we de gegevens ook gebruiken om een vordering te innen (uitvoeren overeenkomst).

Wanneer wij een opdracht uitvoeren, een offerte opmaken of een contract met jou sluiten verzamelen wij:

• identificatiegegevens contactpersonen
• professionele contactgegevens (professioneel telefoonnummer, professioneel e-mailadres)
• de organisatie waarvoor de contactpersonen werken en functie binnen die organisatie
• financiële bijzonderheden en betalingsgegevens

Deze informatie gebruiken wij om:

• de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, met als rechtsgrond uitvoering overeenkomst
• betalingen te verwerken (uitvoering overeenkomst)
• algemeen klantenbeheer met inbegrip van facturatie en boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst);
• leveranciersbeheer met inbegrip van boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst)

Wanneer je met ons communiceert, via telefoon, e-mail, sociale media, gesprek of eender welk ander kanaal je verkiest, kunnen wij verzamelen:

• uiteraard de inhoud van jouw bericht maar ook de technische details ervan, zoals datum en tijd en aan wie het gericht is.
• de identiteitsgegevens die je ons bezorgt, zoals jouw naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, functie, …
• alle andere informatie die je ons meedeelt.

Deze informatie gebruiken wij om:

• met jou te kunnen communiceren. Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om op jouw vragen of opmerkingen te kunnen antwoorden.

Van prospecten, geïnteresseerden, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten en contacten van deskundigen kunnen wij verzamelen:

• identificatiegegevens: naam en voornaam;
• privé contactgegevens: postadres (straat, nummer, postcode, gemeente, land), e-mailadres, telefoonnummer(s);
• bedrijfscontactgegevens: naam, postadres, professioneel e-mail adres, bedrijfstelefoonnummer, functie binnen de organisatie.

Wij verzamelen deze persoonsgegevens om:

• een professionele relatie met jou of jouw organisatie uit te bouwen of verder te zetten en te onderhouden. Wij doen hiervoor een beroep op ons gerechtvaardigd belang om ons netwerk uit te bouwen en te onderhouden.

Ten slotte worden alle persoonsgegevens die wij verzameld hebben ook nog voor volgende doeleinden verwerkt:

• we kunnen jouw gegevens gebruiken om je te informeren over bestaande en nieuwe producten, diensten, speciale acties, workshops, evenementen, webinars, trainingen, vacatures en andere, om aan direct marketing te doen zodat we je kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor jou interessant zijn. Deze verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten, en jouw expliciete voorafgaande toestemming als je nog geen klant bent
• we gebruiken jouw gegevens ook om het gebruik en de algemene werking van onze diensten te analyseren en te verbeteren en voor statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang).
• beheer van geschillen en gerechtelijke procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen (gerechtvaardigd belang);
• bestrijden van eventuele fraude en misbruik (gerechtvaardigd belang).
• om een wettelijke verplichting na te komen of om in te gaan op een verzoek van bevoegde autoriteiten zoals politiediensten, gerechtelijke instanties, de gegevensbeschermings-autoriteit, enz.
• om een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie of overname met of door die derde. Hiervoor beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om dit soort transacties te kunnen ondernemen.

Wij gaan ervan uit dat deze doeleinden binnen jouw verwachtingen ligt wanneer je gebruik maakt van de diensten van Wax On BV.

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heb je steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Je kan ons hiervoor contacteren via de contactgegevens bovenaan deze verklaring of uitschrijven via de link die voorzien is in bepaalde van onze e-mails.

Waar wij ons op de juridische verwerkingsgrond van onze gerechtvaardigde belangen baseren, heb je steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens (zoals direct marketing).

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Met derden - verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij verstrekken aan externe dienstverleners waarop wij beroep doen voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van externe dienstverleners voor:

• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
• het opslaan en verwerken van digitale gegevens (en bestanden) in de Cloud;
• het verzorgen van de internet omgeving en het beheer van onze website;
• formulieren op de website
• het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
• juridisch advies en ondersteuning bij het naleven van de wet en/of regelgeving
• het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven;
• het faciliteren van videobellen, nl. Teams, Zoom en Google Meet;
• het maken van online afspraken;
• het verzamelen van evaluatiegegevens.

Deze externe dienstverleners krijgen enkel toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel op in onze opdracht en voor onze rekening, en mogen jouw gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken. Hiervoor hebben wij een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” afgesloten met deze partijen.

Aan derden - ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• In het kader van specifieke samenwerkingen moeten wij soms gegevens met die partners delen (bv. workshops/evenementen die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld);
• Overheid en autoriteiten: Wij geven jouw gegevens door aan de overheid en autoriteiten als dat wettelijk verplicht en toegestaan is (o.a. fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, subsidiërende overheden, politie, …).

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen en te zorgen dat deze enkel gebruikt worden voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld, en enkel zolang als nodig is binnen de samenwerking.

Wax ON BV verkoopt geen persoonlijke gegevens aan externe organisaties, noch zullen wij jouw persoonlijke gegevens delen met andere organisaties voor hun eigen marketingcommunicatie.

Wat betreft de opslag van gegevens in de cloud (vb. Google Drive) kunnen we beroep doen op een leveranciers die buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd en worden jouw persoonsgegevens mogelijk verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval voorzien wij de nodige maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen en de rechtmatige verwerking van jouw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wax ON BV bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verwerkt. Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Voorwaarden voor behoud of opslag die door specifieke wetgeving (o.a. op gebied van boekhouding en fiscale wetgeving) zijn vastgesteld, worden door ons steeds nageleefd.

Wax ON BV verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na laatste contact/gebruik (of de beëindiging van de relatie of samenwerking), behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een langere contractuele aansprakelijkheid of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Sommige informatie kan voor onbepaalde tijd worden bewaard voor historische, statistische of onderzoeksdoeleinden.

Zoals hieronder vermeld heb je het recht om ons te vragen jouw persoonlijke gegevens uit onze databases te verwijderen. Wanneer de verwerking op jouw toestemming gebaseerd is, dan houden wij jouw persoonsgegevens bij totdat je jouw toestemming intrekt.

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of gebruik, waaronder:

• Alle personen die namens Wax ON BV van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Onze medewerkers zijn zich bewust en geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Aan medewerkers wordt toegang verleend tot jouw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren
• Virusscanner, firewall en systematische tijdige updates;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan wordt je, in de door de wet voorziene omstandigheden, persoonlijk verwittigd.

Wat zijn je rechten en hoe kan je die oefenen?

Aangezien wij jouw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, beschik je over een aantal rechten.

Je hebt recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Op die manier kan je nagaan over welke gegevens wij van jou beschikken.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens niet juist, niet meer juist of onvolledig zijn.

Je hebt recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij zijn echter niet altijd verplicht jouw gegevens te wissen wanneer je dat vraagt. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

Je hebt recht op beperking van gegevensverwerking. Indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan je vragen om deze verwerking te stoppen. In dat geval blijven we jouw gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan inperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met jouw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten. Je kan, ongeacht de rechtsgrond waarop wij ons baseren, echter steeds, zonder opgave van reden, bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens voor direct marketing doeleinden (vb. informatieve massa mailings, toesturen van nieuwsbrieven), waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten. je krijgt bij elke informatieve mail de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid om van ons een kopie van persoonsgegevens te krijgen, in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbaar formaat. Dit heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die jij aan ons hebt verstrekt.

Voor de gevallen waar wij jouw toestemming hebben gevraagd om jouw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, heb je steeds het recht om jouw toestemming in te trekken.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om jouw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor jouw vraag. Wanneer we redelijke twijfels hebben omtrent jouw identiteit, kunnen we je om bijkomend bewijs van jouw identiteit vragen.

Onze verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profilering en je zal dus evenmin aan volledige geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

Waar kan je terecht met klachten?

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige, legitieme manier en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving met jouw persoonsgegevens om te gaan.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen via het adres bovenaan deze privacyverklaring.

Indien je van oordeel bent dat jouw rechten geschonden zijn en je binnen onze organisatie geen gehoor vindt voor jouw bezorgdheden staat het je altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be contact@apd-gba.be

Wanneer werd deze privacyverklaring laatst gewijzigd?

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij je hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.

De laatste wijziging gebeurde op 14 september 2022