Assist voor lokale besturen

In samenspraak met het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk en de Werkgroep CRM die voor dit project werd opgericht, werd besloten om 3 prijzen te hanteren, afhankelijk van het aantal inwoners. Deze prijzen zijn ‘alles-inclusief’ en worden ‘bevroren’ vanaf 2021 voor de komende 5 jaar, ook al komen er tijdens die jaren extra features bij.
- € 1.000 per jaar voor lokale besturen met < 25.000 inwoners
- € 1.500 per jaar voor lokale besturen met 25.001 >< 49.999 inwoners
- € 2.000 per jaar voor lokale besturen met > 50.000 inwoners

Elk jaar, bij het aflopen van het jaarabonnement, beslist elk lokaal bestuur voor zichzelf of men verder wilt werken met Assist of niet. Er worden m.a.w. geen overeenkomsten voor meerdere jaren afgesloten.

Assist wordt gehosted op een dedicated server bij Combell (www.combell.be), gekend als één van de meest gerespecteerde hostingfirma’s van Europa. Combell is overigens een Belgisch bedrijf, met servers in België, wat belangrijk is voor de GDPR. Het spreekt voor zich dat de servers bij Combell met de hoogste veiligheidsgaranties onderhouden worden.

Combell maakt elke nacht een backup van de volledige databank, die meteen gekopieerd wordt op een andere server in het Combell-netwerk, maar die op een andere plaats staat dan de server waar Assist op draait. Zo hebben we steeds een extra reserve-kopie van de databank van de dag ervoor.

Daarnaast wordt om het kwartier een extra log bewaard van de gemaakte wijzigingen in dat laatste kwartier. Op die manier kunnen we bij eventueel probleem teruggrijpen naar de data van een kwartier terug.

Elke gebruiker kan in Assist zelf een backup maken van haar/zijn gegevens door de gegevens te exporteren naar Excel en dit bestand zelf te bewaren.

Ja, je kan zoveel gebruikers toevoegen als nodig en dit zonder enige meerkost (we vermelden dit expliciet, omdat dit bij vele andere platformen net wel het geval is). Elke gebruiker krijgt vervolgens van de beheerder specifieke lees- en/of schrijfrechten, en toegang tot enkel die rubrieken of vrijwilligersgroepen die voor haar / hem nodig zijn.

Assist wordt zoveel als mogelijk opgebouwd, vanuit het idee dat elke structuur van elk lokaal bestuur in principe kan ondergebracht worden in het systeem. Via de rubriek ‘Voorkeuren en instellingen’ kan je zelf zoveel diensten, adviesraden, werkgroepen… toevoegen als nodig. Je bepaalt hierbij zelf de benaming, de contactgegevens, de verantwoordelijke, enzovoort, zodat Assist zoveel als mogelijk ‘op maat van jouw lokaal bestuur’ kan gebruikt worden.

Neen, er is geen maximum. Nergens in Assist trouwens. Je kan zoveel diensten, adviesraden, werkgroepen, gebruikers, vrijwilligers… toevoegen als nodig en dit zonder enige meerkost.

Ja, dat kan. Vrijwilligers kunnen zoveel groepen ondergebracht worden als nodig.

Ja, dat kan. Vrijwilligers kunnen, al dan niet binnen één en dezelfde groep, zoveel functies, taken of rollen toebedeeld krijgen als nodig.

Ja, dat kan. Bij de algemene instellingen zal je eerst moeten bepalen welke soorten vergoedingen jullie allemaal aanbieden om dan vervolgens per vrijwilliger of per contract te bepalen welke van deze vergoedingen hier al dan niet van toepassing zijn.

Om technische redenen wordt bij het mailen van en naar Assist een uniek mail-adres gecreëerd (met als adres ...@mail.assistonline.eu). Vervolgens wordt dat mail-adres gekoppeld aan het ‘echte’ mail-adres van de persoon die de mail wilt versturen. De gebruiker merkt hier in principe niets van, maar ‘achter de schermen’ kunnen we op deze manier een eventueel antwoord van die gebruiker correct doorsturen naar het juiste adres.

Bij de lancering in januari 2021 zal er nog geen automatische raportering beschikbaar zijn. We kiezen in onze prioriteiten voor administratieve handelingen die eerder dagelijks, wekelijks of maandelijks dienen te gebeuren. Een jaarverslag is een opdracht die slechts 1 keer per jaar dient te gebeuren en vandaar krijgt deze taak niet de hoogste prioriteit. Het zal echter wel mogelijk zijn om alle gegevens van de vrijwilligers te exporteren naar Excel, wat het berekenen van statistieken wellicht kan vergemakkelijken.

Ja, dat kan. Je kan instellen welke persoon of personen via welk e-mailadres zo’n bevestigingsmail mag ontvangen.

Bij de lancering in januari 2021 zal dit nog niet mogelijk zijn, maar beperken we ons tot 1 algemeen inschrijvingsformulier. Als blijkt dat we deze suggestie vaker krijgen, zal in samenspraak met de Werkgroep CRM en het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk een prioriteitenlijst gemaakt worden van zaken die in de loop van het jaar toegevoegd kunnen worden.

Je kan in Assist per vrijwilliger sowieso zelf zoveel velden toevoegen als je zelf wilt, dus in principe is het perfect mogelijk om een dergelijk veld toe te voegen moest dat niet standaard in Assist staan. Als blijkt dat veel lokale besturen een dergelijke registratie noodzakelijk vinden, kunnen we ook dit standaard beschikbaar maken.

Dat kan zeker. Assist is ooit gestart als CRM-pakket voor lokale verenigingen, en naast het vrijwilligersbeheer kunnen verenigingen via Assist ook hun ledenbeheer, boekhouding, activiteiten, VZW-verplichtingen, GDPR… online beheren. Indien je interesse hebt om jouw lokale verenigingen te ondersteunen door hen ook Assist aan te bieden, neem dan gerust contact op met Vincent (vincent@assistonline.eu) en dan bespreken we samen de mogelijkheden.

Wax On bvba is momenteel nog het bedrijf van Vincent Jansen en zijn vrouw Barbara Ooms dat opgericht werd in 2007 om de ontwikkeling van het online softwareprogramma 'Assist' te kunnen realiseren. Wax On telt momenteel 2 werknemers: Vincent zelf als zaakvoerder en Tom Janssens, die al van bij de start nauw betrokken was bij de ontwikkeling van Assist, en sinds februari 2019 ook voltijds aan de slag is.

In de loop van 2021 zal Tom de plaats van Barbara overnemen om zo volwaardige partner te worden van Vincent. De gezamenlijke droom van Tom en Vincent is om samen 'het beste en meest gebruiksvriendelijke CRM-programma' uit te bouwen op maat van het middenveld, de sociaal-culture sector en lokale besturen in Vlaanderen. We geloven steevast dat 'onze sector' recht heeft op een betaalbare 'in the cloud' oplossing om de vele administratieve en boekhoudkundige taken te verlichten. Net zoals we dat toen in 't Mutske ook dachten. Ondertussen al bijna 25 jaar geleden...

Assist is het enige product dat Wax On op de markt brengt en er zijn geen plannen om dit portfolio in de toekomst uit te breiden. Met meer dan 2.000 lokale verenigingen die Assist gebruiken, en een nauwe samenwerking met enkele grote koepelorganisaties, Scwitch en het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk, ligt alle focus op de verdere ontwikkeling van Assist.

Vanaf januari 2021 is het mogelijk om met Assist te starten. Op basis van het aantal inwoners, kijk je eerst na wat het juiste bedrag is voor jouw lokaal bestuur:
- € 1.000 per jaar voor lokale besturen met < 25.000 inwoners
- € 1.500 per jaar voor lokale besturen met 25.001 >< 49.999 inwoners
- € 2.000 per jaar voor lokale besturen met > 50.000 inwoners

Vervolgens mail je je bestelbon t.a.v. onderstaande gegevens naar vincent@assistonline.eu.

Wax On bvba
Immelvoortstraat 8
1850 Grimbergen
BTW BE 0892.605.282

Van zodra we je bestelbon ontvangen hebben, wordt je abonnement aangemaakt en zo goed als mogelijk voor jou ingesteld. Eens het abonnement klaar is voor gebruik, krijg je via mail de nodige aanmeld-gegevens.

In diezelfde mail zal je ook een link vinden naar enkele webinars die de opstart in Assist vergemakkelijken. Diezelfde webinars en antwoorden op enkele veel gestelde vragen, zal je vanaf dan ook terugvinden op de website help.assistonline.eu (pas beschikbaar vanaf maart 2021). Op die manier zullen ook andere collega’s snel en makkelijk met Assist kunnen starten.